Как определить численность персонала на предприятии

Содержание

Расчет штатной численности персонала

Как определить численность персонала на предприятии

Расчет штатной численности производится с учетом особенностей структуры организации, функций и уровней управления. Узнайте, как определить штатный состав, какие формулы применить.

Что такое штатная численность работников: определение

Расчет штатной численности работников необходимо проводить в целях оптимизации количества сотрудников. Чтобы затраты на персонал не превысили нормы, а организация смогла получать стабильную прибыль, рационально применять отраслевые нормы, рассчитанные специалистами НИИ.

На основании расчета штатной численности определяются такие показатели, как:

количество времени, необходимое сотрудникам соответствующей специальности и квалификации на выполнение работ определенной сложности;

количество работников, которые должны быть задействованы в конкретном подразделении компании.     

Основные сведения и нормативы исчислений указаны в нормативно-правовых актах.

В частности таблица с видами работ и временем, предназначенным для их выполнения, приводится в постановлении Минтруда России от 25 ноября 1994 года под номером 72 «Об утверждении межотраслевых укрупненных нормативов времени на работы по документационному обеспечению управления». Отраслевые нормативы можно применять для расчетов и ориентироваться на них при составлении локальных документов. 

Стоит учитывать, что не всегда количество списочного персонала можно рассчитать с помощью отраслевых норм. Некоторые показатели устарели или отсутствуют. НИИ и разработчики таких нормативно-правовых актов осуществляют расчеты преимущественно для крупных предприятий. Для мелких компаний такие расчеты придется делать самостоятельно.  

Списочная величина – это норма работников соответствующего профессионально-квалификационного состава, необходимого для исполнения производственных задач, управленческих функций, объемов работы в заданных техническо-организационных условиях.

Зная, как рассчитать численность штатного расписания следует учитывать, что принятые нормативы являются относительными. Это объясняется тем, что в нормативах указаны типовые объемы и сложность без учета специфики определенного предприятия.

 

Предельная штатная численность бюджетного учреждения

Списочная величина состава бюджетного учреждения определяется на основании нормативов по труду по следующей формуле:

Штатная численность = Общее количество затрат за год/ч : Нормативный фонд рабочего времени каждого сотрудника за один год в часах х Коэффициент невыходов во время очередного отпуска, болезни и т.д.

Нормативный фонд рабочего времени условно принимается за две тысячи часов. Эти рекомендации расчетов приведены для бюджетных организаций. Но норматив расчета штатной величины может применяться и коммерческими организациями. Соответствующими законами и постановлениями нормативы утверждены для работников:

  • юридических служб;
  • финансовых служб;
  • бухгалтерий;
  • служб охраны труда;
  • военно-учетных столов;
  • прачечных;
  • котельных;
  • оздоровительных комплексов и т.д.   

Как проводится расчет штатной численности работников

Штатная численность работников – это количество персонала соответствующей специальности и квалификации, достаточное для выполнения поставленных задач. При определении нормативной величины необходимо использовать простую формулу:

Н = V : (Фрв × Впл × Квн)
  • V является плановым объемом работ, цифры запрашивают у руководителей подразделения;  
  • Фрв относится к фонду рабочего времени на соответствующий планируемый период. В среднем годовой фонд времени при 40-часовой неделе составляет 2004 часа, месячный равен 176 часов;  
  • Впл указана плановая выработка в расчете на одного работника. Запросить показатели можно у руководителей отделов;  
  • Квн учитывает плановый коэффициент по выполнению норм. Определяют показатели в соотношении плановой выработки определенного периода в текущем году и фактической выработки аналогичного периода предыдущего года. Показатели запрашивают у руководителей структурных подразделений.

Справка

Пример

В отделе продаж работало 15 человек. Генеральный директор предприятия счел, что это много для небольшой компании, и попросил директора по персоналу просчитать и определить, возможно ли сократить штат соответствующего подразделения. HR-директор воспользовался стандартной формулой: Н = V : (Фрв × Впл × Квн).

В качестве основ планового объема показателя V был использован объем продаж, запланированный на период с января по ноябрь 2017 года. Цифра составила 1 264 710 000 руб. Фонд рабочего времени по показателю Фрв с января по ноябрь 2017 года составил 1803 часа. Плановая выработка в расчете на одного специалиста по показателям Впл за учетный период составила 66 699 руб.

При этом фактическая выработка за учитываемый и сопоставляемый аналогичный период предыдущего 2016 года равна 60 305 рублей. Плановый коэффициент по выполнению норм показателей Квн был рассчитан следующим образом: 66 699 : 60 305 = 1,11. Эти показатели подставили в стандартную формулу и получили соответствующий результат: 1 264 710 000 : (1803 × 66 699 × 1,11) = 9 человек.

Цифра прямо показывала, что штатная численность превышена, и персонал необходимо сокращать.

Источник: https://www.hr-director.ru/article/66807-qqq-17-m8-raschet-shtatnoy-chislennosti-personala

Штатная и фактическая численность работников организации: формула, виды, отчёт

Рано или поздно предприниматель нанимает в компанию сотрудников. По мере роста бизнеса увеличивается и штатная численность организации. Чем больше персонала, тем сложнее становится определение того, какая же у вас фактическая численность работников. Нужно разобраться, для чего нужен этот показатель и как его рассчитать за 1 отчетный период.

Понятие штатного расписания упоминается в ст. 57 Трудового кодекса РФ. Штатное расписание является нормативным документом внутреннего характера, заполняется по форме Т-3, установленной Постановлением Госкомстата №1. Оно может меняться в зависимости от расширения или изменения условий деятельности предприятия. По этому документу рассчитывается количество работников.

Виды численности персонала

Вам нужно знать, что существуют различные типы численности сотрудников, которые по-разному отражаются в налоговой декларации и других отчетах.

Виды численности сотрудников:

1. Нормативная численность.

Определяется нормами труда и объемом необходимых к выполнению работ. Ее значение должно быть идеализировано.

2. Плановая численность.

Она чуть более реалистична относительно текущего времени, чем нормативная, но все же приближена к ней. На такую численность влияют факторы производительности труда, переменчивая специфика самой организации.

3. Штатная численность.

В состав входят лишь те сотрудники, которые установлены штатным расписанием предприятия. К ним не относятся сезонные работники.

4. Фактическая численность работников.

Устанавливается на конкретную дату и включает всех фактически работающих на предприятии сотрудников.

5. Явочная численность.

Включает всех тех сотрудников, которые находятся на своем рабочем месте.

6. Среднесписочная численность.

Такой показатель высчитывается за отчетный период в виде среднего значения количества сотрудников, выполнявших работу полный или неполный день, относительно отработанного ими времени.

Расчет необходимой штатной численности сотрудников

Чтобы грамотно рассчитать необходимую штатную численность, сначала нужно определить, сколько сотрудников нужно для продуктивной работы предприятия.

Для определения необходимой штатной численности нужно учесть:

  1. Планируемый объем работ на рассматриваемый период (например, выручка за год).
  2. Фонд рабочего времени на этот же период (если в часах, то количество часов работы за весь рассматриваемый период).
  3. Предполагаемая выработка (выручка) одного сотрудника в час.
  4. Коэффициент выполнения запланированных норм (плановая выручка за предстоящий год делится на фактическую выручку прошлого года).

Кроме того, что работники предприятия пребывают на рабочем месте в отведенное время, они периодически уходят в отпуск, на больничный, берут отгулы. Поэтому вам необходимо определить коэффициент невыхода на работу своих сотрудников. Этот показатель рассчитывается в часах.

Формула для расчета коэффициента: 1 × % не вышедших на работу сотрудников от общего количества / 100.

Для определения нормативной численности применяется формула: (рабочее время × предполагаемая выработка × предполагаемая выручка × коэффициент выполнения запланированных норм) / плановый объем работ.

(Рабочее время × предполагаемая выработка × предполагаемая выручка × коэффициент выполнения запланированных норм) / плановый объем работ = нормативная численность работников.

В итоге штатная численность в оптимальном размере будет = нормативная численность × коэффициент невыхода на работу сотрудников.

Фактическая численность работников

Определение фактической численности происходит по табелю рабочего времени, который ведется на предприятии, поэтому нужно учесть дату выхода на работу каждого сотрудника.

Для отчета перед Росстатом введено понятие «среднесписочная численность». Согласно п.

77 Приказа Федеральной службы государственной статистики №428, для учета берутся списочные сотрудники предприятия, внешние совместители, работники по договорам гражданско-правового характера.

Рассчитывается такая численность путем выяснения среднего количества сотрудников, работающих полный рабочий день, относительно каждого календарного месяца. Отдельно считается количество сотрудников, которые работают на полставки.

Определение фактической численности происходит по табелю рабочего времени.

Часто случается так, что фактическая численность на предприятии больше штатной. Связано это с привлечением временных сотрудников, работа которых нужна лишь периодически. Превышение штатной численности недопустимо лишь предпринимателям, которые работают на упрощенной системе налогообложения (УСН) или патенте (ПСН). На УСН количество работников не должно превысить 100, а на патенте – 15.

Численность работников организации определяет эффективность коммерческой деятельности. Нужно серьезно подходить к установлению штатного расписания. Кроме планируемых людей в штате, руководитель должен учесть и тех, которые будут на него работать по факту. Превышение работников в штате или, наоборот, их недобор говорит о том, что свое штатное расписание вам необходимо пересмотреть.

Источник: https://zhazhda.biz/base/chislennost-organizacii

Как проводится расчет численности персонала?

К важным задачам управления относится расчет численности персонала. Для получения объективного результата необходимо руководствоваться таким понятием, как «нормирование труда». Это эффективный инструмент для определения численности персонала по категориям.

Когда руководитель планирует работу своей организации, он уже видит перед собой фронт работы. А определить, сколько ему нужно штатных сотрудников, помогут методы расчета численности работников. Важно, чтобы число служащих было оптимальным и штат не раздут.

Не следует держать наемных работников, если в этом нет необходимости.

Показатели, применимые к понятию «численность работников»

Сотрудников на предприятие могут принимать на временной или постоянной основе. Показателями количества людей в штате служат общая и списочная численность.

Под первым вариантом следует понимать всех физических лиц, которые с работодателем находятся в трудовых отношениях. В списочную численность входят все работники предприятия за определенный период. При этом учитывается время работы каждого человека.

Так определяется потребность в дополнительном найме людей. Он используется, если нужно заменить заболевшего сотрудника.

Явочная численность — число сотрудников с учетом количества рабочих мест с нормами времени относительно к их работе. Этот расчет численности работников предприятия производится по специальной формуле.

Для определения явочной численности количество рабочих мест на предприятии следует умножить на время работы за определенный период и разделить на норму работы для одного рабочего в течение конкретного периода времени.

Это касается дней и часов.

Выполнив простые арифметические действия, можно определить списочную численность. Показатель явочной численности умножают на количество рабочих дней. Сюда не следует включать праздники и выходные. Полученное значение следует разделить на количество рабочих дней. К рабочим дням не относится отпуск. Следует минусовать и те дни, когда сотрудник не явился на работу по уважительной причине.

В составе списка должны отображаться данные всех рабочих и служащих, принятых на постоянной основе. В него также входят лица, выполняющие временную работу. Показатель должен рассчитываться с учетом сезонных рабочих, если таковые имеются. В списке видны все работники сразу:

  • фактические;
  • отсутствующие;
  • совместители;
  • лица, работающие по гражданско-правовым договорам.

Общее и списочное определение численности работников осуществляется как на конкретную дату, так и за определенный временной период. При необходимости можно легко рассчитать среднесписочную численность, используя показатели времени работы: фактического или нормативного, которые выражаются в часах.

Выполнение необходимых расчетов

Под нормой численности следует понимать установленную численность штатных сотрудников, которые работают в определенных организационно-технических условиях. Простые методы расчета численности персонала основаны на применении 3-х подходов:

  1. Маржиналистского. Его использование позволяет определить количество работников, необходимое для получения максимальной прибыли. Расчет оптимальной численности персонала связан с анализом самой высокой продуктивности факторов производства.
  2. Экспертно-статистического. Подход позволяет проследить, в какой зависимости находится численность персонала относительно тех факторов, которые оказывают на нее влияние. Здесь пригодятся отчеты о работе как самого предприятия, так и его подразделений. Статистические зависимости могут быть установлены с помощью методов регрессивного анализа. Полученные результаты могут корректироваться с учетом экспертных оценок профессиональных специалистов.
  3. Аналитически-нормативного. При использовании этого подхода проводится анализ трудового процесса. Необходимо, чтобы организация труда проектировалась рационально. Важно нормировать трудоемкость работ. Подход может быть использован на действующем предприятии и на этапе проектирования его подразделения. Нельзя ставить перед людьми невыполнимые задачи. Важно добиваться оптимизации взаимодействия всех работающих.

Для служащих нормирование труда означает установление меры трудовых затрат при выполнении назначенного объема работ за конкретный период времени.
Нормы труда должны устанавливаться грамотно. При этом нужно учитывать уровень технического оснащения предприятия и другие немаловажные факторы.

В понятие нормы труда входят следующие нормы:

  • времени;
  • выработки;
  • обслуживания;
  • численности.

Если работы выполняются по одной и той же технологии, то разрабатываются единые нормы труда. Когда применяется типовая технология, требуется разработка типовых норм труда.

При проведении расчетов численности, с целью уточнения сколько людей находится в подразделениях компании, не забывайте о различиях в явочном, списочном и среднесписочном составах. Планирование персонала может быть краткосрочным, среднесрочным и долгосрочным.

Среднесписочную численность сотрудников можно определить за различные периоды. Чтобы выполнить определение численности персонала, следуйте следующему плану.

Рассчитайте списочную численность. Когда работники заняты на производстве неполный рабочий день на законном основании, они должны быть включены в список. К примеру, это касается рабочих, занятых на вредных производствах.

На следующем этапе производятся необходимые расчеты. Чтобы в результате получить среднесписочную численность занятых в течение месяца работников, следует сложить вместе списочные численности работников за каждый календарный день.

Определите количество часов, которые были отработаны работниками в неполном объеме.

Узнайте среднесписочную численность работников, которые были на производстве заняты не полностью. Для этого количество часов, которые отработали сотрудники из вышеуказанной категории, делится на произведение обычной длительности рабочего дня, измеряемой в часах, на количество рабочих дней месяца.

Чтобы получить окончательный результат, прибавьте к среднесписочной численности полностью занятых сотрудников на производстве число работников, которые были заняты не полностью по различным уважительным причинам.

После этого можно подсчитать среднесписочное количество всех работников, занятых на предприятии, для определенных периодов. Например: на год, квартал, или полугодие.

При выполнении расчетов вам потребуется округлить результат до целого числа. Если полученный показатель меньше 0,5, тогда он просто отбрасывается.

Когда он равен 0,5 или превышает это значение, то его следует округлить до единицы.

Среднюю численность сотрудников необходимо знать при сдаче отчета за прошлый год в ИФНС. При несвоевременной подаче необходимых сведений организация будет оштрафована. Показатель вам понадобится при сдаче отчетов в электронном виде или при пересчете суммы ЕНДВ.

При помощи него легко можно определить, может ли организация применять УСН и ЕНДВ. Средняя численность работников требуется при представлении формы статистического наблюдения в Росстат. На основании анализа этого показателя вы сможете узнать, есть ли у вашей компании права на льготы при уплате налогов.

Так, компанию могут освободить от НДС, когда среди ее работников 50% составляют инвалиды.

Как определить численность отдельных категорий работников?

При планировании развития и дальнейшей деятельности предприятия руководитель намечает, какие ему в будущем потребуются ресурсы.

Сначала потребуется сделать оценку тех трудовых ресурсов, которые уже имеются. Проводится инвентаризация рабочих мест. Определяется, кто за какую операцию отвечает. Анализ должен проводиться по категориям сотрудников. В составе организации могут быть разнорабочие, клерки, узкие специалисты. Необходимо проанализировать каждую категорию работников.

Расчет численности персонала по категориям представляет собой не простую количественную оценку трудовых ресурсов. Значение этого показателя шире. Важно учитывать перспективы использования трудовых ресурсов в полной мере. Это невозможно сделать без проведения тщательного анализа факторов: социально-экономических; организационных и технических.

Нужно учитывать, что для каждого предприятия расчеты будут разными. Трудно точно определять численность персонала на предприятии, на котором производство ориентировано на сезонную работу.

Возникают сложности и тогда, когда производственный процесс развивается скачкообразно.

Если в течение года постоянно наблюдаются то увеличение и нарастание темпов производства, то спад, это означает, что число наемных работников тоже не является стабильным.

Когда создается новое предприятие, используются типовые структуры. Могут применяться соответствующие модели. Кроме внутренних условий значение имеют факторы внешней среды, включая рыночную конъюнктуру, цикличность экономического развития, особенности рынка трудовых ресурсов, госпрограммы или контракты.

Принципиальные схемы определения численности персонала влияют на установление количества необходимого персонала. Дополнительная потребность в работниках может быть заявлена после получение результатов анализа его наличия и потребности. При этом рассматривают отдельные категории по профессии или квалификации.

Младший персонал, занятый в сфере обслуживания, рассчитывается на основе норм обслуживания. Например, количество уборщиков рассчитывают, исходя из площади, которую они должны убирать. Окончательное решение принимает работодатель.

Ему следует определить, насколько целесообразным является выполнение заявленных при планировании работ. Он оценивает возможности бюджета предприятия. Главное, чтобы задачи, поставленные перед работниками, были посильными.

Тогда ему удастся добиться оптимизации производственного процесса.

Источник: https://1popersonalu.ru/chislennost/raschet-chislennosti-personala.html

Расчет штатной численности: определения, порядок расчета, примеры, методики — Контур.Бухгалтерия

В зависимости от потребностей бизнеса предприниматель меняет кадровый состав предприятия. Число сотрудников, которые требуются для успешной работы компании, определяют с помощью подсчета штатной численности. Как рассчитать и где применить этот параметр, рассмотрим далее.

Немного терминологии

На практике используется шесть видов численности работников, которые отличаются методами исчисления и способами отражения в отчетности: 

  • нормативная — устанавливается трудовыми нормами и объемом работ к выполнению (идеальное значение);
  • плановая — зависит от вида деятельности, размера предприятия, объема производства, наличия вакантных рабочих мест и других факторов (реалистичнее нормативной — определяется по данным конкретного предприятия);
  • среднесписочная — среднее число сотрудников организации за отчетный период, не считая внешних совместителей и тех, кто работает по договорам подряда;
  • фактическая — величина работников предприятия на определенную дату;
  • штатная — сотрудники, которых руководитель утвердил в штатном расписании компании (без учета сезонных работников);
  • явочная — персонал организации, находящийся на рабочем месте.

Понятие штатной численности не закреплено законом. Оно используется в кадровом деле и означает сотрудников, которые нужны предприятию для успешной работы и выполнения планов.

Штат организации: цели и нормативы расчета

Штатную численность рассчитывают для оптимизации кадрового состава предприятия и затрат на оплату труда. В процессе расчета уточняется время, которое потребуется сотруднику для выполнения работы определенной сложности, и число сотрудников, необходимое для работы предприятия. 

Для расчета используют данные, разработанные научно-исследовательскими институтами. Отраслевые стандарты рассчитываются в основном для крупных предприятий и включают типовые объемы и сложность работ. Мелким организациям придется самостоятельно делать расчеты с учетом масштабов и специфики деятельности.

Методики расчета штатной численности

На государственных предприятиях необходимое число сотрудников определяется и контролируется в обязательном порядке. Поэтому большинство методик расчета разработано для компаний госсектора. Так, в утвержденных Росздравом «Рекомендациях по определению штатной численности работников бюджетных организаций на основе нормативов по труду» перечислены методики, основанные на следующих нормах:

  • времени работы — рабочее время, которое требуется сотрудникам для выполнения определенной работы; 
  • нагрузки — объем работ, который должен выполнить работник или группа за рабочее время; 
  • времени обслуживания — рабочие места, которые должен обслужить специалист за рабочее время; 
  • численности — число работников, которых может организовать один менеджер. 

Согласно Рекомендациям, предельная величина персонала бюджетного учреждения рассчитывается по формуле:

Штатная численность = Общие затраты за год (ч)  / Норма рабочего времени каждого сотрудника за год (ч) * Коэффициент неявок по болезни, отпуску и т.п.

Рекомендации приведены для бюджетных предприятий, но норматив применяется и коммерческими компаниями. 

Как рассчитать штатную численность работников

Одна из формул расчета штатной величины основана на сопоставлении выручки с рабочим временем:

Н = Ов ÷ (Фрв × Впл × Квн)

где Ов — плановый объем работ или выручки;

Фрв — планируемый фонд рабочего времени в часах (при 40-часовой рабочей неделе фонд времени в среднем составляет 2004 часа в год, 167 часов в месяц);

Впл — плановая выработка на одного работника;

Квн — плановый коэффициент выполнения нормы.

Пример. Персонал отдела продаж состоит из 15 человек. Руководство хочет просчитать, можно ли сократить подразделение. Чтобы определить штатную численность, кадровик использовал формулу Н=Ов÷(Фрв×Впл×Квн). 

Плановый показатель Ов объема продаж на январь — июнь 2018 года — 58 000 000 рублей. Фонд рабочего времени (Фвр) за этот период — 1 002 часа. Плановая выработка на одного работника равна 755 000 руб./мес. Фактическая выработка за январь — июнь 2017 года — 644 373 руб./мес.

Плановый коэффициент выполнения нормы (Квн) рассчитан как отношение: 755 000 / 557 373 = 1,17. Плановая выработка в час на одного сотрудника составит 4 521 руб./час (755 000 / 1 002 × 6 мес.). Подставив величины в формулу, кадровик получил результат: 58 000 000 / (1 002 × 4 521 × 1,17) = 10,9 — округляем до 11 человек.

Следовательно, на первый взгляд, в отделе продаж избыток персонала.

Эта формула не учитывает условия работы, специфику деятельности предприятия и человеческий фактор (люди — не роботы, они болеют, уходят в отпуск и т.п.).

Определение кадрового состава с учетом человеческого фактора

Расчет штатной численности работников проводится на основе норматива — идеальной ситуации, в которой все сотрудники присутствуют на рабочих местах.

Нормативная величина не учитывает, что работники уходят в отпуск, болеют и т.п.

 Для поправки расчета применяется коэффициент невыхода (Кн) на работу, который определяется путем точного учета явок и неявок персонала от фонда рабочего времени:

Кн = 1 + Дн

где Кн — планируемый коэффициент невыхода персонала на работу;

Дн — доля «не работы» в фонде рабочего времени.

С учетом этого коэффициента формула расчета штатной величины примет вид Шч=Н×Кн. Эта формула позволяет определить оптимальное число сотрудников и не перерасходовать фонд зарплаты.

Пример. Сотрудник кадровой службы определил, что нормативная численность отдела продаж — 10,9 человек. Для уточнения величины он рассчитал коэффициент невыходов (Кн) на период январь — июнь 2018 года.

В расчет принимается 35 нерабочих дней  при 40-часовой рабочей неделе, из которых 14 приходится на оплачиваемый отпуск, 14 — норма по больничному, 7 — без сохранения зарплаты по ТК РФ, это составляет 280 часов. Доля «не работы» (Дн) равна отношению: 280 (невыходы) / 1 002 (фонд рабочего времени). Результат — 0,28.

Коэффициент невыхода за январь-июнь 2018 года: 1+0,28=1,28. Оптимальное число работников составит 10,9 × 1,28 = 14 человек. Следовательно, отдел продаж можно сократить на 1 сотрудника.

Структура и штат организации: взаимосвязь

Структура и штат организации — понятия сопоставимые. Структурные особенности предприятия влияют на кадровый состав и должны учитываться при подсчете штатной численности. Для этого определяется отношение руководящих работников к рядовым сотрудникам:

  • какую часть персонала обслуживает один юрист, бухгалтер, экономист; 
  • сколько на предприятии производственных и обслуживающих подразделений; 
  • какое количество подчиненных у каждого руководителя подразделения.  

С 1930-х в кадровом деле используют нормативы, которые разработал французский ученый В. Грейкунас. Согласно этим нормативам на руководителя высшего уровня приходится 3-5 рядовых работников, среднего уровня — 7-9. 

Важно! Нормативы — ориентировочные величины, которые отражают средние показатели по отрасли. Поэтому оптимальная штатная численность рассчитывается на каждом предприятии индивидуально.

Ирина Смирнова.

У вас малое предприятие с сотрудниками? Ведите кадровый учет, легко начисляйте зарплату и сдавайте через интернет отчеты по сотрудникам в сервисе Контур.Бухгалтерия.

Сервис автоматизирует большинство рутинных операций, избавляет от авралов, экономит ваше время и деньги.

Также в сервисе – бухгалтерский и налоговый учет, подготовка, проверка и отправка отчетности, сверки с контролирующими органами, консультации экспертов, нормативно-правовая база. Первые 30 дней работы бесплатны для всех новых пользователей.

Источник: https://www.b-kontur.ru/enquiry/429-raschet-shtatnoy-chislennosti

Расчет численности калькулятором от HR-ПРАКТИКА

  • определить объем работы, для которого будет выполнен расчет численности;
  • определить нормы времени для выполнения отдельных операций;
  • учесть при расчете численности потери рабочего времени и коэффициент невыходов;
  • оценить фактическую загруженность работников при текущей загруженности и имеющейся численности и штате;
  • рассчитать численность работников, необходимую для выполнения определенного объема работ (целевую численность);
  • сравнить целевую численность с фактической, чтобы понять необходимость изменения численности или штата.

Тем, кто хочет корректно рассчитать численность персонала

Для начала — прочтите статью про 8 базовых принципов расчета численности — это позволит вам не наделать грубых ошибок при сборе данных и настройке калькулятора.

Уважаю тех, кто принципиально не читает инструкции, но, согласитесь, цена ошибки в расчете численности может оказаться слишком высока.

Как пользоваться калькулятором для расчета численности

1. Сначала вносите в калькулятор все виды операций/работ, выполняемых работником или работниками подразделения.

Для того чтобы ничего не потерять, группируете их по блокам работ/бизнес-процессам.

2. Для каждого вида работ определяете норму времени и частоту выполнения этой  работы (количество в смену/день/неделю/месяц/год).

Норму определяете либо экспертным путем — как среднее арифметическое между максимальным и минимальным временем выполнения операции, либо с помощью хронометража.

3. Умножая норму времени на частоту выполнения работ/операций в выбранном периоде (смена, день, неделя, месяц, год), получаете объем работы за месяц, рассчитанный в часах.

4. С учетом режима, графика работы, перерывов и потерь рабочего времени определяете производительное рабочее время (в человеко-часах) в смену/день.

5. Делите суммированный по всем операциям объем работ в часах на время в человеко/часах — получаете расчет численности.

6. Анализируете данные расчета, проверяете правильность использованных вами данных.

Как устроен калькулятор для расчета численности

Это простой файл MS Excel, состоящий из пяти листов.

В два из них вводятся данные, два используются для настройки калькулятора, один служит для вывода полученных данных.

Специально для тех, кто боится что-то испортить, ячейки, куда нужно вводить данные, заблокированы.

Как настроить калькулятор

Открываем лист «Штатные должности» и вводим в них должности, численность и загрузку которых будем рассчитывать.

Вот так, например.

Потом открываем лист «Частотность» и добавляем в него нужные данные, если имеющихся характеристик частоты выполнения операций/работ вам будет не хватать.

Вот так они выглядят.

Как ввести данные для расчета численности

Обратите внимание на цветовую маркировку ячеек листов для ввода данных — вам нужно вводить данные в поля без коричневой заливки.

Открываете лист «Описание работ», выбираете из выпадающего списка ту должность, которая выполняет определенную операцию.

Если одни и те же работы выполняют сотрудники, занимающие разные должности, это означает, что есть недочеты в организации работ, принцип разделения труда не реализуется.

Допускается замещение сотрудников, отсутствующих на работе в выходные дни или возможность дублирования их функций в случае занятости на других работах или при необходимости единовременно выполнить больший, чем обычно, объем работы.

В следующем поле указываете бизнес-процесс/блок работ.

Затем  указываете операцию, ее длительность (максимальную/минимальную), выбираете из выпадающего списка подходящий параметр частоты выполняемой операции, указываете частоту самой операции и количество работников, которое требуется для ее выполнения.

Вот как это выглядит (кликните, чтобы увеличить изображение)

После того, как вы разобрались с объемом работ, переходите на лист «Рабочее время».

На нем все должно быть интуитивно понятно, особое внимание нужно обратить на красный столбец «Потери».

В него вносится общее время потерь рабочего времени — время на «переключение» с одних видов работ на другие, потери из-за неэффективной организации работы, из-за неравномерной загрузки (например, сначала нет покупателей, а потом наплыв), технологические перерывы (нужно дождаться окончания выполнения одних работ, потом начать другие), время на выполнение срочных и внеплановых заданий, потери из-за нарушений трудовой дисциплины и т. д.

Как выглядит расчет численности

Примерно так.

Данные, которые вы вводите, позволяют рассчитать целевую численность и загрузку на определенный вами объем работ и сравнить его с фактической численностью работников.

Не забудьте про те принципы расчета численности, о которых вы должны были прочитать в статье про 8 базовых принципов расчета численности — все расчеты произведены в соответствии с ними.

Если алгоритмы калькулятора вдруг дадут сбой, справа от надписи «Контрольная» появится выделенная красной заливкой ячейка с суммой «потерянных» часов.

С какими трудностями вы можете столкнуться подготовке данных для расчета численности персонала

Нередко при нормировании операций максимальное время их выполнения в несколько раз превышает минимальное.

Так получается, когда под названием одной операции скрывается несколько операций, отличающихся по содержанию и объему работы.

Вот пример, когда пришлось  операцию «отгрузка товара» длительностью от 5 до 40 минут «разбить» на две:

  • «отгрузка товара по накладной с малым количеством наименований товара» — 5-10 минут
  • «отгрузка товара по накладной с большим количеством наименований товара» — 30-40 минут.

Если длительность операции велика (несколько часов или несколько дней), необходимо уточнить ее содержание и разбить на несколько операций, или, если это сложно, разбить на несколько подопераций с фиксированным шагом по длительности или количеству операций.

Дополнительные функции и ограничения калькулятора

Кроме базовых алгоритмов в калькуляторе можно использовать драйверы численности — количественные показатели объема работы, косвенно определяющие загрузку сотрудников.

Например, количество посетителей магазина или среднедневное количество чеков.

Кроме того, с помощью калькулятора можно определять оптимальный должностной состав подразделения.

Про ограничения.

Конечно же, платой за простоту калькулятора является риск неточных расчетов.

Если вам нужна высокая точность расчетов, возможно, стоит использовать другие методики и инструменты.

В заключение

Надеюсь, что описанный в статье инструмент пригодится вам в решении прикладных задач.

Для того чтобы получить по почте ссылку на скачивание этой версии калькулятора, подпишитесь на рассылку статей из блога HR-ПРАКТИКА на этой странице.

Про калькулятор версии 2.0 читайте статью Калькулятор для расчета численности 2.0. от HR-ПРАКТИКА.

Всем успехов и безошибочных расчетов!

Денис Карандашев

Организационная структура Штатное расписание

с коллегами

Получайте свежие статьи по почте

Читайте наши новости

Поделитесь ссылкой на статью с друзьями и коллегами

Источник: http://hr-praktika.ru/blog/instr/kalkulyator-dlya-rascheta-chislennosti/

Штатная численность работников — что это такое

Штатная численность работников — что это такое

В организациях, в которых осуществляется трудовая деятельность при помощи найма сотрудников, обязательно должна вестись их численность. Штатная численность сотрудников — это установленное количество рабочих мест, необходимое для нормального функционирования предприятия.

Штатная численность помогает в формировании штатного расписания и заработной платы.

Численность персонала может подразделяться на следующие виды:

  1. Плановая — приближается к реальному значению, определяется при учете производительности труда и рабочей специфики, которые имеют место на данное время.
  2. Нормативная — данный показатель является максимально приближенным к идеалу того количества, при котором процесс производства давал бы самую лучшую производительность.
  3. Штатная — количество находящихся в штате официальных постоянных сотрудников, без учета временных работников.
  4. Среднесписочная — численность определяется по текущему периоду, в котором высчитывается среднее количество сотрудников.
  5. Явочная — показывает количество работников, которые в данный присутствуют на рабочих местах.
  6. Фактическая — реальное число работников, которые на сегодняшнюю дату трудятся в стенах предприятия.

Для чего определяется

Рассчитывать необходимое количество сотрудников на предприятии необходимо для того, чтобы контролировать, сколько работников может трудиться на предприятии, чтобы не было превышения затрат на персонал.

При правильно высчитанных показателях количества сотрудников будет хватать для выполнения всех планов, а затраты на них не смогут повлиять на получение конечной чистой прибыли.

Порядок расчета

Для того чтобы рассчитать штатную численность, можно воспользоваться формулой расчета:

H = V / (Фрв * Впл * Квн), где

V — объем работ, установленный по плану, Фрв — фонд рабочего времени, который устанавливается на определенный период, например, обозначено, что в год в среднем может быть отработано 2003 часа, а значит, в месяц — 167 часов, Впл — выработка плановая, рассчитывается на одного сотрудника, Квн — коэффициент выполнения норм, представляет собой соотношение плановой выработки этого периода к фактическим показателям прошлого года.

https://www.youtube.com/watch?v=EG-IHjHWAUc

Все вышеперечисленные данные можно узнать у руководителей подразделений.

Пример: в ООО «Искра» в отделе поставок числится 16 сотрудников, руководитель принял решение сократить численность работников, так как для организации их количество превышено. Для того чтобы выяснить, сколько работников должно работать по стандарту, сотрудник, занимающийся вопросами персонала, использовал формулу расчета.

Плановый объем продаж за период с 1 января по 1 сентября был обозначен величиной в 1050000000 рублей. Фонд рабочего времени за этот период равен 1336 часов. Плановая выработка одного работника составила 57000 рублей, а фактическая за тот же период предыдущего года — 50893 рубля. Соотношение этих величин показывает, что плановый коэффициент равен:

57000 / 50893 = 1,12

Отсюда следует, что штатная численность равна:

1050000000 / (1336 * 57000 * 1,12) = 12

Данный показатель говорит о том, что штат можно сократить на 3 человека и при этом не потерять прибыль и не нарушать трудовые права работников, перегружая их работой.

Также можно определить численность персонала, который находится на рабочем месте, ведь расчет штатной численности не учитывает того, то сотрудники могут по некоторым причинам не выходить на работу. Высчитать этот показатель можно по формуле:

Шч = Н * Кн, где

Н — нормативное количество сотрудников, Кн — коэффициент неявок на работу, который можно определить по формуле 1 + Дн (доля нерабочего времени, которую можно посчитать по рабочему календарю).

На примере ООО «Искра» было установлено, что для поддержания нормального функционирования отдела достаточно 12 человек вместо 16. Но также нужно учесть то, что не все сотрудники сразу выходят каждую рабочую смену. Для того чтобы точно узнать, сколько человек можно набрать в штат, нужно воспользоваться формулой.

По календарю было установлено, что в год может быть 49 нерабочих дней, а это 392 часа при 8-ми часовом рабочем дне из всех 2003 часов. Их соотношение будет равно:

392 / 2003 = 0,2

Коэффициент невыхода тогда равняется:

1 + 0,2 = 1,2

Из этого можно вычислить, что в штате организации должно числиться:

12 * 1,2 = 14 человек

Все расчеты по численности штата ссылаются на установленные нормативы:

  • норма рабочего времени — позволительный объем рабочего времени на одного сотрудника;
  • нормы выработки — возможный для одного работника объем выработки;
  • нормы обслуживания — возможное обеспечение сотрудников рабочим местом и необходимой техникой для осуществления рабочей деятельности.

Документальное оформление

Вся информация по поводу необходимой численности работников зафиксирована в специальной справке. В ней находятся все подразделения, все должности и количество штатных единиц. Справка обязательно изучается и подписывается руководителем, все изменения также вносятся с его разрешения.

Формат не унифицирован, но обычно выполняется по одному шаблону. у располагается шапка, в которой указывается наименование организации, ее юридический адрес, а также имя генерального директора и дата составления справки.

Далее располагается табличная часть, состоящая из трех колонок, в которых располагаются данные по каждому структурному подразделению и его составу. Также указывается число работников по каждой должности отдельно и суммированные итоги.

В конце справки обязательно должна стоять подпись руководителя и второго ответственного лица. Ниже располагается печать.

Документы для скачивания (бесплатно)

  • Образец справки о штатной численности

Сезонные работники

Сезонными работниками называют сотрудников, которые осуществляют рабочую деятельность только в определенное время, исходя из специфики предприятия. Они не участвуют в формировании штатной численности, так как работают неофициально, а временно, по заключению договора.

Исходя из этого, фактическое наличие работников будет больше, чем по штатному расписанию. Это допускается для тех организаций и предпринимателей, которые не работают с упрощенной системой налогообложения.

Для сезонных работников штатная численность также может рассчитываться, но отдельно, чтобы точно понимать, сколько потребуется сотрудников для выполнения той или иной работы.

Временные показатели необходимы для того, чтобы выразить рабочее время не только в днях, но и в часах. Это также необходимо при составлении штатной численности работников. Для этого существует специальный баланс времени, в котором содержатся данные временных значений одного работника.

Балансы времени различаются на предприятиях с разными рабочими сменами, например, на одном это может быть пятидневный 8-ми часовой график, на другом — непрерывное посменное производство.

Основной для составления служит рабочий календарь, в котором указываются рабочие смены, выходные и праздничные дни, которые можно перевести в рабочие часы.

Особенности для бюджетных организаций

Штатная численность бюджетных организаций формируется исходя из немного других особенностей работы. Количество сотрудников набирается, основываясь на том, чтобы работа была выполнена качественно, с правильным соблюдением труда и отдыха.

Численность работников в бюджетной организации основывается на нормативах:

  • норма времени;
  • норма нагрузки;
  • время обслуживания;
  • норматив численности.

Тоже самое касается и работников образовательных сфер.

Такие различия в формировании численности штата связаны с разницей в деятельности, в большинстве случаев, на предприятии идет производство какой-либо продукции или услуг с целью получения прибыли, а в бюджетном учебном заведении основное предназначение работников — давать детям знания. Исходя из абсолютно разных специфик, целей и условий труда и формируется индивидуальная для каждого численность работников.

Расчет штатной численности сотрудников, на самом деле, является очень важным моментом для организации трудовой деятельности, так как именно он позволяет правильно распределить трудовые обязанности на необходимое количество человек, не переплачивая при этом расходы на содержание персонала.

На видео представлена процедура сокращения штата или численности работников.



Рекомендуем другие статьи по теме

Источник: http://znaybiz.ru/kadry/kadrovaya-politika/obshhie/shtatnaya-chislennost-rabotnikov.html

Поделиться:
Нет комментариев

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.